Тражење опроштаја многима долази инстиктивно, чак и када случај није превише озбиљан. Иако је важно имати обзира према другима, некада је боље определити се за захвалност, него извињење. Суптилно мењање комуникације може побољшати утисак који остављамо и променити атмосферу, динамику и ток разговора.
Прекомерно извињавање може одати утисак плашљивости или несигурности, а некада чак може деловати као да се увек постављамо "испод" других људи, што није добро за развијање здравих међуљудских односа, развијање самопоуздања, унапређење на послу...
Добро је пажљиво проценити ситуацију и схватити када је боље бити захвалан за нечије поступке, а не тражити помиловање. Неки од најчешћих примера су:
"Жао ми је што ми увек помажеш."
Када се извињавамо за нечије време и труд, може имплицирати да је сам чин помагања непријатан, да ствара терет и оптерећење за другог, а тиме добија негативну конотацију. Временом, такве интеракције могу навести другу особу да повезује добро дело са лошим емоцијама (стрес, додатна/непотребна обавеза), што их потенцијално може спречити у пружању помоћи у будућности. Уместо тога, боље је препознати спремност друге особе да учини услугу и исказати поштовање и захвалност према њиховом позитивном утицају.
"Ценим што си одвојио/ла време да ми помогнеш, твоји савети/помоћ ми значе."
"Без тебе не бих успео/ла да завршим пројекат, хвала."
"Извини, знам да превише причам."
Тражење опроштаја због исказивања својих емоција или мишљења може умањити тежину и важност речи или поруке које покушавамо да пренесемо. Било да је питању приватан разговор са блиском особом или јавни говор/презентација, извињавање за "превише причања" може бити знак несигурности и одвући пажњу од праве суштине говора. Замена може бити исказивање захвалности за добијену прилику и пажњу других:
"Хвала што си ме саслушао/ла, ценим ову прилику и желим да отворено разговарам са тобом."
"Драго ми је што могу да поделим ово са тобом/вама..."
"Извини ако сам превише емотиван/на."
Тражење опроштаја за исказивање емоција може бити суптилна препрека за равијање драгоцених емоционалних односа са другима. Искрени и отворени разговори су неопходни за неговање односа не само са блиским особама, већ и са сопственим осећањима и унутрашњим светом. Није препоручљиво заустављати се и постављати границе у комуникацији, већ је боље показати захвалност на емпатији друге особе:
"Знам да су ми осећања тренутно интензивна, али хвала што ме слушаш и покушаваш да разумеш моју перспективу."
"Осећам се преоптерећено, твоја подршка и присуство ми много значе."
"Извини што касним."
Ако наше кашњење није проузроковало велики проблем и поремећај плана, некада је боље скренути пажњу на разумевање, стрпљење и толеранцију друге особе. Извињавањем се још више скреће пажња на "непријатност" ситуације, због чега само још више можемо деловати непрофесионално или непоуздано. Боље је тражити позитивно у датом тренутку и рећи:
"Хвала на чекању, нисам могао/ла раније доћи, било је ван моје контроле."
"Хвала на стрпљењу, значи ми ваша флексибилност и разумевање."
"Извини што увек правим грешке."
Када се извињавамо за мале грешке, које се углавном могу лако исправити, показујемо другом да не поседујемо довољно вештина и самопоуздања за унапређење. Углавном је препоручљиво тражити извињење, али добро би било додати да се осећамо захвално за прилику за учењем и побољшањем. На тај начин ће се друга особа осећати боље, јер има прилику да буде "учитељ" и исправљање грешке више неће деловати толико озбиљно. Отвара се прилика за углађивањем односа, али и ситуације:
"Хвала на помоћи, значе ми твоји савети и искуство."
"Твоја упутства су ми веома корисна, трудићу се да будем бољи/ља."