Седам начина који ће вам помоћи да ефикасно управљате временом

Када би се једном реченицом представило шта значи тајм менаџмент (управљање временом), и чему он служи, реченица би гласила: "Тајм менаџмент је скуп метода и техника за управљање временом". Све постојеће методе управљања временом ослањају се на три основне компоненте:

• Приоритизација - пре извршења неког задатка, потребно је да дефинишемо колико је хитан, тежак и битан
• Планирање - да бисмо задатак завршили, треба да разумемо колико је времена потребно за њега, и када треба почети
• Структурирање - дефинисање параметара које ћемо пратити (оцењивати) и резултата које очекујемо 

Већина техника тајм менаџмента је комбинација приоритизације и структурирања, а мали број метода захтева примену све три компоненте. Доносимовам 8 најбољих метода тајм менаџмента - од најједноставнијих до техника које се могу применити на најсложенијим системима.

Најбоље методе тајм менаџмента

Метод #1 - увече за ујутру

Припрема увече за ујутру можда ће се највише допасти онима који се ујутру тешко буде, сматра психолог Ник Вингал. Запишите све обавезе и радне задатке за сутра крајем данашњег дана. Тако ћете се не само психички припремити за оно што вас чека сутра, већ и имати више времена ујутру да се натенане спремите без журбе. Увече можете спремити све: план активности за сутра, оно што ћете обући за посао, и доручак и ручак за понети. Шта год вам је потребно да бисте ујутру уштедели на времену.

Метод #2 - поједи "жабу"

Најтежи и најнепријатнији задаци решавају се увек изјутра, предлаже Брајан Трејси, бизнис тренер и аутор бестселера "Поједи ту жабу". Ова метода има два бенефита - један је што ћемо се лакше ухватити у коштац на тешким задатком када је мозак још увек одморан, а други што ће нам после такве "жабе" све друго изгледати једноставније.

Метод #3 - макар 10 минута

Овај метод је сјајан за борбу са прокрастинацијом, односно синдромом "све што могу данас остављам за сутра". Свима нам се с времена на време деси да упаднемо у овакву фазу, а метод "макар 10минута" одличан је лек за то. Све што је потребно јесте да одредимо макар 5 или 10 минута за задатак који нам се не ради. На тај начин дајемо себи право да се ипак предомислимо ако заиста не желимо нешто да радимо што нам подсвесно даје осећај контроле над ситуацијом. Онај дојам да нас неко тера на нешто нестаје сам од себе, па и само решавање задатка на неки начин нам "лакше падне".

Метод #4 - методе фиксираног времена

Овде спадају методе рада по тајмеру, захваљујући којима можемо научити колико вреди наше време, како да будемо продуктивнији и управљамо очекивањима, као и како да јачамо снагу воље и избегнемо изгарање. Помодоро техника, о којој смо претходно писали спада управо у ове методе, али није једина. Друга најпопуларнија техника овог типа назива се "Десктајм" према којој је током 2021. године најбољи однос "рад:пауза" износио 112:26 - дакле непуна два сата рада, па скоро пола сата паузе. Постоји и трећа, "Ултрадиан" техника - 90 минута непрекидног рада, па 20 минута одмора.

Метод #5 - планирање по хронотипу - одредите која сте врста "спавача"

Постоје четири основна хронотипа, сматра Мајкл Бреус, кандидат медицинских наука и клинички психолог, и за сваки хронотип постоји идеално време за буђење, пик продуктивности као и одлазак на спавање. Овај метод одговараће онима који имају могућност флексибилног радног времена и који желе да испланирају време у складу са метаболизмом.

• Медведи – буде се између 7 и 11 ујутру, а најпродуктивнији су у периоду од 11 до 18 часова. Најидеалније време за одлазак на спавање је негде око 23 часа.
• Лавови - лавови се буде најраније, између 5.30 и 10 часова, док је пик њихове продуктивности од 10 до 17 часова. Лавови су најсрећнији када већ у 22.30 легну у кревет, спремни да сутра "са првим петловима" започну нови дан.
• Вукови - они тешко устају из кревета, некада чак и у подне. Најпродуктивнији су од поднева до 20 часова, а лежу касно, иза поноћи.
• Делфини - делфини су карактеристични по неуравнотеженом сну, те иако се могу пробудити рано, већ око 6, јако лако "продуже дремку" још пар сати. Да би увече заспали, потребно им је најмање 2 сата без телефона и таблета, а продуктивни су у периоду од 10 до 18 часова.

Метод #6 - постављање јасних рокова

Јасни циљеви и јасни рокови стимулисаће нас да радимо брже и ефикасније, и једнако су добри за борбу са прокрастинацијом. Истраживачи Масачусетског универзитета спровели су занимљиво истраживање и дошли до тога да чак и рокови које сами себи поставимо могу да нас помере са "мртве тачке", иако су често доста флексибилнији од оних које нам поставе руководиоци или неко трећи.

Метод #7 - "аутофокус"

Метод "аутофокуса" најбоље се показао онима који раде без јасно дефинисаних рокова. Аутор овог метода, Марк Форстер, објашњава: "Први корак јесте да се сви задаци и обавезе испишу. Затим, цео списак узмете и полако кренете читати, све док вам се пажња не заустави на једном задатку. Обим и тежина задатка нису важни, важна је жеља да га завршите. Ако успете завршити данас - супер, прецртајте га. Ако не - ставите га на крај списка, а са преосталим поновите поступак".