Колико сати недељно проведемо пишући мејлове и да ли се они уопште читају

Доба дигитализације и комуникације путем електронске поште и других савремених медијума, по свој логици би требало да олакшају и убрзају пословне процесе, али су, ако је веровати анкетама, она у великој мери смањила продуктивност запослених и њихову посвећеност пословним активностима. Просечан запослени у току једне радне проведе преко 10 часова пишући мејлове и одговарајући на њих, што је нешто више од четвртине укупног броја радних сати.

Запослени пошаљу преко 100 мејлова недељно

На основу анкете која је спроведена на око 8.000 запослених у компанијама широм Сједињених Америчких Држава и Велике Британије, просечан запослени на недељном нивоу пошаље око око 112 мејлова, а на сваки од њих утроши најмање 5,5 минута. Простим множењем долазимо до податка да укупно само на састављање мејлова недељно се потроши преко 616 минута, односно преко 10 сати.

Да ли се ти мејлови икада прочитају у потпуности, или заврше у "спам сандучету" не можемо са сигурношћу знати, али су анкетирани испитаници рекли да је њихово искуство по овом питању веома лоше - тек нешто више од трећине мејлова (36 посто) буде прочитано у потпуности.

На преко пола мејлова се никада не одговори

Анкетирање је показало да и поред утрошеног времена и труда, на више од половине мејлова, а тачније 62 посто њих, запослени никада не добију одговор, док се у 49 процената случајева у одговору који стигне, постави исто питање као и у иницијалном мејлу. Оваква статистика указује и на то да се и оних 36 посто мејлова који се прочитају, прочитају тек површно и без икаквог разумевања. Такође, у 51 посто случајева онај који одговара погреши име пошиљаоца.

"Зовем се Александра, а презивам Иванковић. Безброј пута ми се дешавало да у одговору на мејл пише "Поштована Ивана", "Драга Иванка" или нешто слично."

Дуги мејлови се чешће само отворе, не и прочитају

Већина запослених који су учествовали у анкетирању су признали да осећају грижу савести што на велики број добијених никада не одговоре, а као један од најчешћих разлога за то наводе да су мејлови које добију предугачки - 8 или више реченица - те да не желе да троше време на читање. Овакве мејлове запослени анализирају само на основу наслова или прве реченице, а све што им се учини незанимљивим, заврши у "канти" или се само отвори како не би приказивало нофитикацију.

Ипак, како признају испитаници, у скоро 50 посто случајева, они су због оваквог поступања имали непријатност на послу - или су пропустили неки важан рок, или састанак на коме је њихово присуство било важно, или нешто треће.

Мејлови су превазиђени и застарели

Скоро 50 процената анкетираних запослених изјавили су и да је писање мејлова застарела форма комуникације, ма колико они били синоним за формалну, послувну комуникацију. Наравно, овде постоје нијансе, а оне су уско повезане са генерацијом којој су испитаници припадали: да су мејлови непотребни изјаснило се 41 посто припадника генерације Зед и 38 посто миленијалаца, док су старије генерације, Икс и "бејби бумери", у само 30, односно 22 посто, делили мишљење млађе популације.

"То је застарео, неефикасан вид комуникације који де иде у корак са временом и начином пословања. Компаније које се адаптирају брже и комуникацију прилагођавају трендовима и ситуацији на тржишту својим запосленим дају више простора да буду продуктивни", објашњавају стручњаци.