Магазин
Ове грешке у комуникацији мејлом вас могу коштати каријере
Правилна комуникација је у пословном свету огледало вашег професионализма, а ситне грешке које се поткрадају слику о вама као експерту итекако могу нарушити. Посебан акценат ставља се на преписке путем мејлова, које су данас итекако заступљене. Иако очигледне, ове грешке чини велики број запослених, због чега их друге колеге или руководиоци доживљавају мање компетентним.
У којој год бранши да радите сигурно макар један део пословне комуникације обављате путем мејла - шаљете упите, извештаје или делегирате задатке. Ову констатацију поткрепљују и истраживања, која показују да просечан запослени на недељном нивоу пошаље око 112 мејлова и на то утроши невероватних 10 сати.
Међутим, мало ко уопште обраћа пажњу на неписана правила, односно бонтон када је овај вид пословне комуникације у питању. Које су то најчешће и највеће грешке које себи не би требало да допуштате уколико желите да оставите утисак професионалне особе?
Водите рачуна о томе како почињете завршавате мејл
Анкете запослених показале су да је мејл без поздрава на почетку и на крају убедљиво најгора врста мејла. Овакву послевну комуникацију већина људи доживљава као (пасивно) агресивну, а колеге који не издвоје тренутак да напишу "Поштовани" или "Поздрав" - као врло непрофесионалне. Експерти за пословну комуникацију наводе да је најбољи начин поздрављања управо онај најједноставнији, попут "Јелена, добар дан" или "Јелена, поздрав".
Да ли и-мејл шаљете на праве адресе
Мејлови који се шаљу на неколико десетина (а некада и стотине) адреса се у пословном свету веома негативно доживљавају. Прво - они затрпавају сандуче, а друго - због њих се може десити да се пропусти нешто важно. Када шаљете неки мејл, увек поставите себи питање: "А да ли Марку ове информације требају, да ли му значе?", а уколико је одговор одричан - једноставно му немојте слати ништа. Ово се нарочито односи на ваше базичне радне задатке и мејлове који се понављају из дана у дан уз благо измењен садржај.
Обратите пажњу на тему мејла јер она може збунити примаоце
Када је реч о теми мејла, она мора бити кратка и јасна - тако да свако од прималаца зна на који се пројекат или радни задатак односи садржај, као и шта се у мејлу доставља (да ли је у питању извештај, да ли је потребно хитно реаговање или је само "пресек" стања на данашњи дан). Мејл насловљен са "Фајл 01042024" примаоцу не значи ништа, док "Пројекат "Лансирање сајта" - Извештај на дан 01.04.2024." јасно указује шта је садржина и на шта се она односи.
Колико текста је превише текста
Комуникација мејлом би требало да буде ефикасна - мање приче, што концизније реченице. Понајвише због уштеде времена и задржавања суштине. Приликом састављања мејлова трудите се да без много детаљисања фокусирајте се на следеће: "Шта је тема мејла", "Ко је задужен за реализацију", "Који су наредни кораци" и увек водите рачуна да се не понављате. Златно правило: "Мање је више" важи и у пословној комуникацији, а не само у свету моде.
Задатак је јасан, али шта је са роковима
Мејлови су идеалан начин за делегирање радних задатака, будући да се комуникацијом на овај начин увек оставља писани траг. Самим тим, вероватноћа да нешто није добро схваћено сведена је на минимум. Међутим, изостанак јасних рокова квари утисак. Зато експерти за пословну комуникацију увек наглашавају важност дељења прецизних и недвосмислених информација које ће примаоцу јасно ставити до знања не само шта се од њега очекује, већ и (до) када.
